Aktualności

blog-details



Zaświadczenie A1: Kluczowe aspekty artykułów 12 i 13, które musisz znać

Oddelegowanie do pracy za granicą może przebiegać zgodnie z dwoma różnymi podstawami prawnymi, czyli art. 12 lub 13 rozporządzenia (WE) nr 883/2004. Różnice dotyczą między innymi przerw w okresie oddelegowania i jednoczesnego wykonywania pracy w co najmniej dwóch państwach. Od interpretacji sytuacji zależą też obowiązki administracyjne, w tym wystawiania i anulowania zaświadczenia A1.

W tym artykule wyjaśniamy najważniejsze kwestie.

Zaświadczenie A1 – podstawowe informacje

A1 to dokument dobrze znany osobom zawodowo przemieszczającym się po Unii Europejskiej. Potwierdza on, czy jego posiadacz podlega pod system ubezpieczeń społecznych w danym kraju. O zaświadczenie może ubiegać się pracodawca, pracownik lub osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą.

Wnioski składane są do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych – od 2022 roku jest to możliwe wyłącznie drogą elektroniczną przez portal PUE ZUS. Dokument A1 wydawany jest czasowo (do określonej daty wygaśnięcia lub jego wycofania).

Artykuł 12 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 – kiedy ma zastosowanie?

Przepisy określają, że osoba oddelegowana za granicę nie ma konieczności opłacania składek na ubezpieczania w kraju, w którym czasowo pracuje, pod warunkiem że praca za granicą, wykonywana jest w imieniu przedsiębiorstwa delegującego, czas jego pracy w innym państwie nie przekracza 24 miesięcy, nie został skierowany w ramach zastępstwa, a przedsiębiorca prowadzi w kraju wykonywania pracy działalność gospodarczą.

W tym momencie należy poświęcić uwagę zagadnieniu przerwy w okresie delegowania. Jak wskazują wytyczne opracowane w Praktycznym poradniku: Ustawodawstwo mające zastosowanie od pracowników Unii Europejskiej, Europejskim Obszarze Gospodarczym i Szwajcarii – krótka przerwa w wykonywaniu pracy za granicą nie skutkuje przerwaniem okresu delegowania. Co ważne, przyczyna przerwy nie odgrywa tu roli.

W takiej sytuacji interpretacja ZUS może być jednak następująca – nawet jednodniowy przyjazd pracownika oddelegowanego np. z Belgii i przepracowanie przez niego w Polsce chociaż jednego dnia jest przesłanką do anulowania wystawionego zaświadczenia A1 ze względu na przerwanie okresu oddelegowania na podstawie art. 12. Wtedy taka osoba zmuszona jest do ubiegania się o nowy dokument.

Zaświadczenie A1 na podstawie artykułu 13 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004

Artykuł 13 znajduje z kolei zastosowanie, gdy dana osoba wykonuje pracę najemną w dwóch lub więcej państwach członkowskich. Taki pracownik podlega ustawodawstwu państwa członkowskiego:

  • w którym mieszka (pod warunkiem, że wykonuje znaczną część pracy w tym kraju, czyli więcej niż 25% czasu pracy lub czasu oraz wynagrodzenia)
  • lub w którym siedzibę ma pracodawca.

Warto dodać, że w kwestii określenia znacznej części pracy, możesz posłużyć się wyłącznie kryterium czasu pracy, gdy jest zatrudniony tylko przez jedną firmę lub przez dwa przedsiębiorstwa, których siedziby znajdują się w Polsce.

W tym przypadku podstawą jest rejestrowanie wykonywanej pracy, w tym rodzaju prac, czasu ich trwania i miejsca jej wykonywania. To szczególnie ważne ze względu na możliwość kontroli i weryfikacji ze strony organów administracyjnych. Obowiązek rzetelnego informowania dotyczy także zgłaszania zmian takich jak np. zmiana kraju, do którego został oddelegowany pracownik. Pozwoli to uniknąć kar, w tym tych finansowych.

Podsumowując, przepisy wynikające z art. 13 rozporządzenia nr 883/2004 obowiązują, gdy osoba regularnie pracuje w kilka krajach UE. Praca ta musi wynikać z określonego harmonogramu zatrudnienia. Gdy zaistnieją zmiany lub krótkie przerwy nie powinny one wpływać na zmianę ocenę podlegania ustawodawstwu (nie powinno to prowadzić do sytuacji, w której trzeba stwierdzić, że osoba przestała pracować w kilku krajach UE lub że jej praca w tych krajach stała się marginalna).

Co grozi za nierozliczenie zaświadczenia A1?

Przedsiębiorca pracujący za granicą musi nie tylko posiadać zaświadczenie A1, ale także je rozliczyć. Zaniedbanie tego obowiązku może grozić wieloma konsekwencjami, m.in. cofnięciem zaświadczenia A1, które już zostało wydane. To z kolei prowadzi do obowiązku zapłaty składek w kraju, do którego pracodawca delegował swoich pracowników.

Co jeszcze wiąże się z nierozliczeniem A1?

  • zmiana systemu ubezpieczeń społecznych  
  • brak ochrony socjalnej
  • problemy administracyjne
  • zwiększone koszty pracodawcy
  • konsekwencje podatkowe
  • kary finansowe

Aby prawidłowo oddelegować pracowników, firmy muszą dobrze znać przepisy prawa, szczególnie artykuły 12 i 13. W Legal Building oferujemy specjalistyczne konsultacje, które pozwalają na dobór odpowiednich rozwiązań dopasowanych do potrzeb firmy i jej pracowników. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje zaświadczenie A1 jest zgodne z wymogami prawnymi i uniknąć problemów podczas kontroli oraz rozliczeń, skontaktuj się z nami.

pl