Najczęstsze błędy podczas delegowania pracowników

Pracownicy zatrudnieni przez firmy zagraniczne mogą zostać skierowani przez pracodawcę do pracy na terytorium innego kraju. Skierowanie może być  w formie delegacji służbowej regulowanej przepisami Kodeksu Pracy lub odesłania (oddelegowania), którego sens sprowadza się do wyznaczenia pracownikowi tymczasowego miejsca świadczenia pracy poza siedzibą pracodawcy. Nie wszyscy pracodawcy są jednak świadomi praw oraz obowiązków, które pociąga za sobą decyzja o skierowaniu pracowników do pracy za granicę.

Osoba oddelegowana nie potrzebuje specjalnego zezwolenia na pracę w krajach Unii Europejskiej. Pracownik podczas trwania delegacji wykonuje swoje obowiązki na takich samych prawach jak mieszkaniec tego kraju na równorzędnym stanowisku, tj. wymiar urlopu, minimalne wynagrodzenie, zasady BHP czy zasady zatrudniania kobiet w ciąży. Oznacza to, że zagraniczny pracownik, który zostanie oddelegowany np. do pracy w Belgii, będzie musiał mieć wypłacaną taką samą pensję, jaką uzyskują lokalni pracownicy na tym samym stanowisku pracy. Będą mu przysługiwały również wszystkie dodatki, a także taki sam wymiar urlopu. Nieprzystosowanie warunków pracy do wymagań danego kraju może grozić poważnymi sankcjami wobec pracodawcy.

Podstawowym dokumentem poświadczającym legalność delegowania jest potwierdzony przez ZUS dokument A1. Jest on potwierdzeniem prawa do ubezpieczenia w danym kraju. O potwierdzenie tego formularza wnioskuje pracodawca. Jeśli miejsce wykonywania pracy delegacji zmienia się, wtedy należy wystąpić o nowy dokument A1. Wiele firm nie wie, że zmiana miejsca wykonywania zlecenia unieważnia ostatni potwierdzony druk A1. Za brak ważnego formularza A1 Zakład Ubezpieczeń Społecznych może nakazać zapłatę zaległych składek, a urząd kontrolny za granicą może zażądać zarejestrowania pracowników w lokalnym urzędzie ds. ubezpieczeń i nałożyć obowiązek zapłaty bieżących składek.

W wielu krajach obowiązują dodatkowe dokumenty lokalne związane z delegowaniem pracowników. Pracodawcy często nie zdają sobie sprawy jakie dokumenty wymagane w są na terytorium danego kraju. Przykładowo, niektóre belgijskie firmy budowlane przyjmujące zagranicznych podwykonawców do realizacji prac, wymagają, aby ich pracownicy posiadali dokument o nazwie Construbadge. Jest to dokument identyfikujący pracowników na budowach. Znajomość formalności natury administracyjnej oraz prawnej kraju docelowego delegowania jest więc bardzo potrzebna.
Jak widać, podjęcie decyzji oddelegowaniu pracowników do pracy w innym kraju powinno być poprzedzone analizą samego pojęcia “delegacji” oraz zasięgnięciem informacji o wszystkich etapach administracyjnych, które należy podjąć w celu realizowania prac w wybranym kraju. Kraje Unii Europejskiej bardzo poważnie podchodzą do legalności zatrudnienia pracowników, co skutkuje częstymi kontrolami. Warto więc skorzystać  z pomocy osób, które posiadają wiedzę oraz doświadczenie w temacie legalnego zatrudnienia w Europie. Taką pomoc oferuje właśnie Legal Building. Specjaliści Legal Building skupiają  się na promowaniu legalności oddelegowania w sektorze budowlanym. Więcej informacji można uzyskać na stronie internetowej http://legalbuilding.eu/