RODO

Przetwarzanie danych osobowych

RODO

Ochrona danych osobowych jest jednym z kluczowych procesów realizowanych przez KFE Holding Sp. z o.o. (dalej KFE) z siedzibą w Warszawie ul. Czerniakowska 71, numer KRS 0000255059 (dalej KFE). Na bieżąco będziemy informować Państwa o ważnych zmianach w przepisach prawa, w tym o prawach osób, których dane dotyczą. Parlament Europejski opublikował w 2016 roku Rozporządzenie 2016/679 w sprawie ochrony danych osobowych, zwane RODO. Będzie ono miało zastosowanie w Unii Europejskiej od 25 maja 2018 roku.

 

Najczęściej zadawane pytania wynikające z tzw. obowiązku informacyjnego:

 

 

Co to jest RODO?

Jest to skrót od Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. RODO wprowadza  m. in. nowe prawa osób fizycznych. Jednym z obowiązków administratorów, którzy przetwarzają dane osobowe jest informowanie osób o przetwarzaniu ich danych osobowych.

 

Dlaczego KFE przetwarza moje dane osobowe?

KFE przetwarza Państwa dane, aby móc świadczyć usługi dla firm budowlanych związane z pomocą w zatrudnianiu pracowników zagranicznych (bezpośrednio lub za pośrednictwem agencji pracy tymczasowych). Prowadzimy usługi polegające na przeprowadzeniu Państwa przez wszystkie etapy administracyjne, które umożliwią wykonywanie prac w Europie. W tym zakresie możemy przetwarzać Państwa dane osobowe jako przedsiębiorców oraz dane Państwa pracowników

Jednocześnie jesteśmy organizatorem szkoleń i konferencji. Dla potrzeb organizacyjnych i porządkowych możemy potrzebować informacji o charakterze osobowym żeby móc dokonać rezerwacji oraz wzajemnych rozliczeń w związku z udziałem w konferencjach.

Dodatkowo przetwarzamy Państwa dany aby móc odpowiedzieć na wszelkie pytania i wnioski skierowane do KFE korespondencją tradycyjną, mailowo lub za pośrednictwem formularza kontaktowego

KFE prowadzi też działania marketingowe oraz informujące o bieżącej działalności i ofercie.

 

Czy mogę mieć dostęp do swoich danych?

Tak. Mogą Państwo mieć pełen dostęp do swoich danych osobowych. Mogą Państwo również zarządzać swoimi zgodami na przetwarzanie danych osobowych, w tym zgodami marketingowymi.

 

Kto jest administratorem moich danych osobowych?

Administratorem Państwa danych osobowych jest KFE Holding Sp. z o.o. (dalej KFE) z siedzibą w Warszawie ul. Czerniakowska 71, numer KRS 0000255059.

W sprawach ochrony danych osobowych mogą Państwo skontaktować się z KFE  osobiście w Centrali Spółki, poprzez formularz kontaktowy dostępny na naszej stronie internetowej lub na adres e-mail: rodo@komfort.be

 

W jakim celu KFE przetwarza moje dane osobowe?

Wszelkie dane osobowe przetwarzamy w celu związanym z obecną współpracą, podtrzymaniem wzajemnych relacji lub chęcią nawiązania współpracy w przyszłości. Dodatkowo możemy przetwarzać dane w celach marketingowych oraz informacyjnych. 

Podstawą prawną dla przetwarzania Państwa danych stanowi:

- Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – w sytuacji kiedy jeszcze nie nawiązaliśmy współpracy biznesowej, a chcemy Państwa informować o naszej działalności lub ofercie;

- Obowiązek wyrażony w przepisie prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – w sytuacji kiedy wniosą Państwo reklamację dotyczącą realizowanych przez naszą firmę usług lub kiedy przepisy (w szczególności) prawa podatkowego nakładają na nas obowiązki przechowywania informacji dla celów dowodowych;

- Zawarta umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – w sytuacji kiedy nawiązaliśmy współpracę, na podstawie umowy przetwarzanie danych osobowych jest konieczne do prawidłowej realizacji usługi,

- Prawnie usprawiedliwiony interes jaki realizujemy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO):

- w sytuacji kiedy zostali już Państwo naszymi klientami i w ramach prowadzonej współpracy dalej chcemy aby byli Państwo informowani o działalności naszej firmy i ofercie (marketingu własnych produktów lub usług),

- w sytuacji kiedy zakończymy współpracę pewne informacje będziemy przechowywać w dalszym ciągu w celu ewentualnego ustalenia, obrony, dochodzenia wzajemnych roszczeń (cele archiwalne).

 

Kto jest odbiorcą moich danych?

Państwa dane osobowe mogą zostać przez nas udostępnione:

- Firmom współpracującym z nami w związku ze świadczonymi przez KFE usługami;

- Firmom, które dostarczają rozwiązania informatyczne, z których korzystamy aby usprawnić proces obsługi świadczonych usług;

- Pracownikom oraz współpracownikom naszej firmy;

- Innym podmiotom, na podstawie stosowanych umów powierzenia,

- Podmiotom, które z tytułu przepisów posiadają ustawowe prawo uzyskania danych na Państwa temat;

- Organom administracji publicznej w krajach Unii Europejskiej, do których kierują Państwo swoich pracowników.

 

Czy moje dane osobowe będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej?

Obecnie nie planujemy przekazywać Państwa danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

 

Jak długo Państwa dane osobowe będą przechowywane przez KFE? 

Będziemy przechowywać Państwa dane osobowe przez:

- okres czasu jaki określają przepisy prawa podatkowego (tj. maksymalnie przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym dokonaliśmy wzajemnych rozliczeń z tytułu zakończenia realizacji usługi);

- lub do momentu wniesienia przez Państwa żądania usunięcia danych (w przypadkach kiedy można z tego uprawnienia skutecznie skorzystać).

- w innych sytuacjach nie dłużej niż jest to niezbędne dla realizacji założonego celu (np. w celu ustalenia, dochodzenia i ochrony roszczeń).

 

Jakie uprawnienia mi przysługują?

W związku z przetwarzaniem przez KFE danych osobowych przysługuje Państwu prawo do:

1. dostępu do treści swoich danych (art. 15 RODO),

2. do sprostowania danych (art. 16. RODO),

3. do usunięcia danych (art. 17 RODO),

4. do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO),

5. do przenoszenia danych (art. 20 RODO),

6. do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO),

7. prawo do niepodlegania decyzjom podjętym w warunkach zautomatyzowanego przetwarzania danych, w tym profilowania (art. 22 RODO).

 

Do kogo mogę wnieść skargę?

W przypadkach uznania, iż przetwarzanie Państwa danych narusza przepisy RODO przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

 

Czy podanie danych osobowych jest dobrowolne czy obligatoryjne?

Podanie przez Państwa danych jest dobrowolne, jednakże w celu zawarcia i realizacji umowy niezbędne. Brak podania danych, niejednokrotnie może utrudnić lub całkowicie uniemożliwić załatwianie spraw w sposób zgodny z Państwa oczekiwaniami.

 

Skąd KFE ma moje dane osobowe?

Państwa dane osobowe pozyskaliśmy bezpośrednio od Państwa (przy okazji zawieranych umów) lub z powszechnie dostępnych źródeł jak rejestry przedsiębiorców: CEIDG, prasa, lokalne portale informacyjne, radio, osoby trzecie. Zakres danych jakie pozyskaliśmy w ten sposób to: imię i nazwisko, dane kontaktowe lub dane adresowe, informacje dotyczące możliwości świadczenia usług przez naszą firmę.

 

Czy moje dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany?

Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym nie będą profilowane.

 

ZASADY ROZPATRYWANIA WNIOSKÓW DOTYCZĄCYCH OBSŁUGI PRAW KLIENTA W ZAKRESIE DANYCH OSOBOWYCH

Nasz Klient (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, spółka cywilna, spółka partnerska, spółka jawna) jest uprawniony do złożenia wniosku w zakresie obsługi praw wynikających z RODO, a KFE zobowiązana jest do jego rozpatrzenia według poniższych zasad:

Klient może zgłosić wniosek do KFE w każdej chwili, poczynając od 25 maja br.

  1. KFE rozpatruje wniosek złożony przez Klienta lub osobę działającą w jego imieniu:

- w ciągu miesiąca, licząc od dnia otrzymania żądania,

- w przypadku, gdy żądanie lub liczba żądań Klienta ma skomplikowany charakter, termin udzielenia odpowiedzi może zostać wydłużony o kolejne dwa miesiące;  w terminie miesiąca od otrzymania żądania, KFE poinformuje Klienta listownie o przedłużeniu terminu, z podaniem przyczyn opóźnienia,

- w przypadku niepodjęcia działań w związku z żądaniem Klienta, KFE niezwłocznie – najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, poinformuje Klienta listownie o powodach nieodjęcia działań oraz możliwości wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem.

  1. Klient może złożyć wniosek o realizację swoich praw i wolności. Wniosek Klienta powinien zawierać dane adresowe oraz rodzaj i szczegóły żądania.
  2. Klient może złożyć wniosek za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres rodo@komfort.be.
  3. Bieg terminu rozpatrywania wniosku rozpoczyna się od dnia otrzymania przez KFE żądania Klienta.
  4. Klient uprawniony jest do złożenia reklamacji w przypadku niedotrzymania terminu udzielenia odpowiedzi przez KFE.
  5. KFE udziela Klientowi odpowiedzi na złożony wniosek za pośrednictwem poczty elektronicznej.
  6. KFE nie pobiera żadnych opłat i prowizji za przyjęcie i rozpatrzenie pierwszego wniosku. Co następnych wniosków zastosowanie znajdują przepisy RODO.
  7. Właściwym organem nadzoru w zakresie danych osobowych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

 

W przypadku pytań dotyczących wniosku prosimy o kontakt z KFE pod adresem e-mail: rodo@komfort.be

 

Podstawa prawna: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE L 119 z dnia 4 maja 2016 r.)

Eksperci